Tout professionnel doit se doter d’outils numériques pour mener à bien son activité. On trouve parmi ceux-là les ERP, acronyme anglophone signifiant en français Progiciel de Gestion Intégré ou PGI (et « Enterprise Resource Planning » en anglais). Comment fonctionne un ERP, et que permet-il de faire en entreprise, concrètement ? Découvrons-le ensemble.
Quels types de logiciels ERP ?
Administrer la gestion de ses activités peut s’appliquer à quasiment n’importe quel secteur, et n’importe quel service. On pourra par exemple trouver un ERP dédié aux ressources humaines ou un ERP type logiciel de gestion des interventions (dératisation, désinsectisation…) pour une entreprise spécialisée dans le nettoyage. Le terme ERP regroupe donc un ensemble d’outils très différents, destinés à des entreprises de tailles et activités variées, mais avec des objectifs et avantages communs. Ses périmètres de gestion sont très vastes puisque l’on en trouve pour de la gestion commerciale, administrative, mais aussi pour de la logistique et de l’entreposage ou la relation client.
Fonctionnement d’un ERP
Ce type de solution se compose généralement de différents modules. Libre ensuite à vous de choisir le ou les modules nécessaires à votre activité. Vous pouvez ainsi adapter l’ERP à votre manière de fonctionner, vos besoins et votre budget. L’ERP peut se décliner en version web ou en on-premise (c’est-à-dire hébergé et maintenu par les serveurs de l’entreprise).
On retrouve dans de nombreux ERP plusieurs grandes fonctionnalités telles que :
- Le dashboard : un tableau d’analyse permet d’avoir une vue d’ensemble globale sur les indicateurs souhaités. Par exemple, un ERP pourra proposer de visualiser l’évolution de ses ventes, de son chiffre d’affaires, de sa trésorerie… mais aussi connaître en un coup d’œil le planning des différentes équipes (comme dans le cas des interventions de nettoyage précédemment utilisées comme exemple).
- Un système d’affectation des tâches : un ERP propose aussi souvent de justement administrer les plannings des collaborateurs et les ajuster si nécessaires. Une fonctionnalité étroitement corrélée avec la gestion des ressources humaines puisque le logiciel tiendra par exemple compte des congés ou arrêts maladie pour adapter les plannings (ex : tournées de livraison et d’interventions) en conséquence.
- Une fonctionnalité de gestion des approvisionnements : celle-ci s’applique aux professionnels ayant recours à des matières premières (commerçant, artisans) ou vendant des produits physiques. La bonne administration des stocks est alors essentielle ! Dans ce cas de figure, le logiciel ERP comportera bien sûr les factures, mais aussi la gestion des envois, des retours clients, mais aussi des éléments relatifs aux fournisseurs. Il est également crucial pour bien administrer son inventaire et éviter ruptures de stock ou gaspillage (ex : dans le secteur alimentaire).
Quels avantages pour votre entreprise ?
L’usage d’un logiciel ERP de qualité va tout d’abord permettre à votre entreprise de gagner un temps précieux. En effet, il centralise l’ensemble des informations, ce qui vous évite de devoir administrer plusieurs activités sur des logiciels différents, et devoir passer de l’un à l’autre. Un avantage qui rejoint le deuxième gros point fort de l’ERP : l’accès à l’information. Tout est centralisé et indiqué clairement via le dashboard, et vous pourrez choisir quel collaborateur aura accès à telle ou telle information. De quoi limiter les nombreux échanges de mails ou les innombrables documents Excel par exemple.
Un ERP va ainsi contribuer à diminuer le risque d’erreur, puisque les informations nécessaires sont accessibles en toute simplicité. De plus, lors d’une saisie, l’outil vérifie généralement que la valeur indiquée est au bon format. Enfin, le dashboard vous permet d’identifier rapidement une éventuelle erreur lors de votre saisie, si vous avez par exemple omis un 0 sur un prix de vente.
De manière globale, un ERP est conçu pour allier simplicité et visibilité. Il aide ainsi les différents collaborateurs à y contribuer sans devoir subir des formations longues et coûteuses. Du point de vue des responsables et dirigeants, l’ERP est un précieux atout stratégique pour savoir quelles actions mener pour continuer à développer son activité.
